与日本教授邮件交流时有哪些要注意的呢?

与日本教授邮件交流时有哪些要注意的呢?

与教授联络,通常都是通过邮件。在国外,很多时候出于公私分明的考虑,教授的SNS账号大多不公开给学生。所以邮件通信是不可避免的方式。相较于SNS等社交软件,用邮件通信时有一种额外的“正式感”,加上日语敬语极其繁杂,很多学生都对和教授通邮件产生畏难情绪。

 

和教授的初次联系,一般是从出愿许可开始(如果允许事前联络的话)。在入学之后,学校的大事小情,都是通过邮件来交流的。大概可以分为:内诺取得、出欠席联络、论文商讨、援疑质理几大类。首先,先看一看日本人眼中的标准邮件是怎么书写的。

 

首先要有一个比较安全的邮箱地址,国内经常用到QQ邮箱,但是实例证明QQ邮箱发出的邮件有一定概率被屏蔽为垃圾邮件,导致教授看不到。所以安全起见最好用Gmail、Yahoo、Hotmail甚至网易邮箱教育邮箱都可以。

 

邮件名

 

邮件名一定要简洁详细,如果是初次联系就更加重要了。件名一定要做到人物事件一目了然,切记出现“ご相談”、“ご連絡“、”出願連絡”等等这种半清不白的题目。如果是出愿认可,最好是例如“XX課程出願許可に関するご連絡 XXX大学XXX”这种格式。

 

宛名

 

宛名就是邮件开头对对方的称呼。和教授联络名字后面自然要加“先生”二字以表尊重。除此之外,如果是初次联络,称呼名要尽量写全,比如“東京大学 経済学研究科 佐藤間 先生”等等。即使是日后和教授关系亲密,平时以昵称相称,在邮件里也要用礼貌的称呼。

 

挨拶文

 

あいさつ,也就是开头的问候用语。日本是一个非常重视あいさつ的国家,邮件中的用语也较为复杂。通常我们都用“您好”等来表达,在日语中当然用“こんにちは”也是正确的。不过,很多时候日本人会根据实际情况使用不同的用语。比如第一次联系会用“初めまして”;日常联络习惯用“お世話になっております”或者“いつもごXXいただき、ありがとうございます”等。

 

本文

 

接下来就可以说主要内容了。要注意如果篇幅较长,最好根据内容分出几个自然段,且行间留有一行空行,这样邮件阅读起来有整洁感。

 

结尾

 

日语邮件的结尾相较于中英文也比较繁复。常见的结尾礼貌用语有“お手数をお掛けしますが、どうぞよろしくお願いいたします”或者“お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします”。如果需要对方回信,可以加上“ご返信いただけましたら幸いです”。

 

注意点

 

首先就是老生常谈的敬语了。日语交流尤其是对尊长必须要用敬语,而敬语对于外国人来说,甚至对于日本人来说,都是一个噩梦般的存在。即便如此,必要的敬语表现形式也要学会运用。还有一个点就是邮件的签名。写邮件时最好在落款后附上自己的姓名、住址、联系方式等,由于邮件客户端都有设置签名的功能,所以可以方便设置,使整篇文章显得更完整。

 

以上就是一个标准日式邮件的写法。然而就实际情况而言,是不是一定要像写八股那样墨守成规呢?

 

其实未必。至少从大量的经验来说是这样的。就如所有人都头疼的敬语问题,使用敬语的确是应该的,可是敬语究竟要使用到何种程度又是一个问题。尤其是对于留学生来说首先纯熟掌握敬语很难,其次对于敬语的使用场景和规范也不甚了解。但是从某种角度来说,教授对此也是心知肚明的。所以,虽然我们不能保证100%掌握敬语,但是可以表达出尊敬的态度。实际交流中です/ます的形式就足够了,在开头结尾处的固定措辞中加上敬语就足够了,随着利用邮件沟通的次数增多,慢慢就可以熟练地使用各种敬语了。

 

还有一个很多人经常忽视的要点——回复。无论什么时候,当教授(或者任何人)发来邮件的时候,要养成回复对方的习惯,这样对方就知道你已经获知了消息。这也是一个邮件礼节。

 

与上一点相应的,经常有这样一种情况使得我们十分焦虑,那就是在初次联系教授寻求内诺时,会出现教授不回信的情况。此时,教授的意思似乎很难以捉摸。出现这种情况一般有几点原因:

(1) 邮件转入垃圾箱。为了避免这种情况就要像前文所述那样选择一个比较安全的邮件地址。

(2)教授太忙碌没看邮箱。这种情况也是存在的,尤其是在节假日时候,很多教授是不看邮件的;还有一些年长的教授手机上没有邮箱客户端,只能等到了办公室才看邮件。

(3)婉拒。这个是最令人担忧的。有些教授不会回复你告知他因为种种原因不能收你,而是通过冷处理忽略你的邮件。

无论什么原因,先要记住一点不要频发的发邮件“催”,因为这一般没什么用处且有讨人嫌的感觉,不礼貌。正确的做法是在第一封邮件发出后的一周左右再试探性的发一封确认邮件,表明意愿。如果再三确认都没有回复,就意味着可以放弃转向其他学校了。

 

沟通,是一个很复杂的事情。尤其是与不同文化的人群交流又是一门独特的学问。从小小的一封邮件中,就能窥伺到无穷的奥妙。

 

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